Créer un tableau croisé dynamique sur le tableur de Google Drive

Les tableaux croisés dynamiques : derrière ce nom un brin prétentieux se cache un outil puissant capable de composer rapidement un tableau de synthèse à partir de données à analyser. Oui, je sais : dis comme ça, ça ne fait pas vraiment envie. Pour simplifier, disons qu’il permet en quelques clics et sans utiliser de formules de calcul compliquées de regrouper et comptabiliser des données selon les caractéristiques souhaitées.

Imaginez par exemple un tableau contenant les dépenses effectuées pour les véhicules de la famille. À l’aide d’un tableau croisé dynamique, il est très simple d’en déduire le coût par véhicule et par an, la répartition des dépenses en fonction de leurs catégories (carburant, entretien…) ou tout autre recoupement selon les informations disponibles.

Si cette fonctionnalité est apparue à l’origine sur Excel, bonne nouvelle pour les utilisateurs de Sheets : le tableur de Google Drive dispose lui aussi de sa version de l’outil.

Je vous propose à partir d’un exemple de fichier totalement imaginaire de découvrir les bases de la création d’un tableau croisé dynamique. Le fichier est disponible ici pour vous permettre, si vous le souhaitez, de reproduire les manipulations décrites ci-dessous.

Mise en forme des données de la feuille de calcul

Le tableau contenant les données à analyser doit respecter quelques règles :

1. les données sont organisées en colonnes.
2. chaque colonne ne contient qu’un seul type d’information : impossible par exemple d’y placer alternativement l’âge et la date de naissance.
3. la première ligne est réservée au nom des données de chaque colonne.

Création du tableau croisé dynamique

• Pour commencer, ouvrez la feuille de calcul contenant les données à analyser et sélectionnez la plage à utiliser.

•  Cliquez sur le menu Données puis Rapport de tableau croisé dynamique.

• Notez que si vous avez oublié de sélectionner vos données, l’outil tente de déterminer automatiquement la plage à utiliser. Vous pouvez modifier celle-ci en cliquant sur Modifier la plage en haut de l’Éditeur de rapport qui s’est ouvert dans une nouvelle feuille.
  Nota : si vous fermez accidentellement l’Éditeur de rapport, cliquez dans le tableau pour l’afficher à nouveau.

• Cliquez sur Ajouter un champ dans la section Lignes pour sélectionner le type de données à placer en lignes. (ici, je choisis « Salle » pour placer une salle par ligne)

• Répétez l’opération pour les colonnes puis pour les valeurs à placer dans le tableau.

La capture ci-dessous montre le tableau de synthèse obtenu en plaçant une salle par ligne, un étage par colonne et la capacité dans le corps du tableau. Cet exemple simpliste vous montre qu’il est possible d’obtenir facilement la capacité pour chaque étage sans saisir la moindre formule de calcul.

En choisissant correctement les champs et l’opération à appliquer sur les données (liste déroulante Synthétiser via de la section Valeurs), il est possible de synthétiser différemment les données sans modifier la feuille de calcul contenant le tableau des données brutes.

Dans cet autre exemple, j’ai placé le type de pièce en ligne, l’étage en colonne et le nombre (sélectionner COUNT dans la liste Synthétiser via) de salles dans le tableau. Le tableau croisé dynamique me fournit donc pour chaque étage le nombre de pièces total et par type, et réciproquement le nombre de pièces total et par étage pour chaque type.

Notez qu’il n’est pas possible de modifier les valeurs affichées dans un tableau croisé dynamique. Il faut considérer ce tableau comme une vue de la synthèse des données brutes de la feuille de calcul principale.

En explorant les options de l’éditeur de rapports, vous verrez qu’il est possible d’ajouter plusieurs champs par catégorie, de modifier l’ordre de tri des lignes et des colonnes, de modifier la fonction d’analyse des données (Synthétiser via) et de filtrer les données.

N’hésitez pas à tester l’outil, vous verrez qu’une fois qu’on y a goûté, il est difficile de s’en passer.